С 2017 года в России действуют поправки в 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». Теперь контроль над бизнесом, связанным с оплатой товаров или услуг, переведен в автоматический режим. Реформа идет в три этапа, второй завершился в июле 2017 года, третий закончится к июлю 2019 года. Разберемся, что такое онлайн-касса, кому она нужна, как работает и что будет, если ее не подключить.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это кассовый терминал нового образца, имеющий встроенный фискальный накопитель, через который по интернету передаются данные о проведенных по кассе платежах оператору фискальных данных. Один из вариантов моделей аппарата – сенсорная онлайн-касса:

о новом 54-ФЗ и онлайн-кассах

Раньше процесс онлайн покупки выглядел так:

Касса → ЭКЛЗ → Предприниматель → ФНС

Владелец бизнеса собирал чеки и предоставлял их в налоговую. Проблема была в том, что у предпринимателей не могли круглые сутки пробивать чеки за товары, купленные онлайн. Этот процесс автоматизировали с помощью онлайн-касс, и теперь он выглядит вот так:

Касса → Фискальный накопитель → Оператор фискальных данных → ФНС

При поступлении через кассу платежа автоматически формируется чек, отправляется в налоговую службу по сети и заодно на имейл или по смс к покупателю. Касса работает в любое время суток, без выходных.

Кому нужна онлайн-касса

Онлайн-касса нужна почти всем предпринимателям, которые получают от клиентов деньги за товары, работу и услуги. Исключение составляют владельцы бизнеса из ст. 2 Закона № 54-ФЗ и те, кто работает в отдаленной и труднодоступной местности.

Онлайн-касса нужна тем, кто:

  • пользуется контрольно-кассовой техникой (ККТ);
  • продает акцизные товары: алкоголь, сигареты, бензин, автомобили, драгметаллы;
  • оказывает услуги населению: работает по ЕНВД или патентной системе;
  • занимается дистанционной торговлей через интернет-магазин.

В 2017 года на онлайн-кассы перешел бизнес, который и ранее с ними работал. С 2018 года правила обязательны для всех остальных.

Кому не нужна онлайн-касса

Онлайн-кассу разрешается не подключать предпринимателям, которые работают в отдаленной или труднодоступной местности. Например, в малонаселенных деревнях, куда не ходит транспорт. Список населенных пунктов, которые относятся к труднодоступным местностям, нужно искать в приказе или постановлении региональных властей.

Если бизнес находится на территории, где плохо ловит мобильная связь или интернет, возможна автономная работа онлайн-кассы. В этом случае данные о продажах сохраняются в зашифрованном виде на фискальном накопителе (ФН). Налоговая инспекция запросит данные с ФН при перерегистрации кассы для замены самого фискального накопителя или при снятии ККТ с учета.

Сроки внедрения закона

С 1 июля 2017 года в новом режиме работают торговые организации, которые пользовались кассами и раньше.

С 1 июля 2018 онлайн-кассы стали обязательными для:

  • ИП с наемными работниками на ЕНВД или ПСН и организаций на ЕНВД в сфере торговли;
  • организаций и ИП с наемными работниками в сфере общепита;
  • ИП с наемными работниками, занимающимися вендингом.

До 1 июля 2019 отсрочку по онлайн-кассам получили:

  • Организации и ИП, выполняющие работы и предоставляющие услуги;
  • ИП без наемных работников на ЕНВД или патенте в сфере торговли и общепита.
  • ИП без наемных сотрудников, которые занимаются вендингом.

Если бизнесмен с правом на отсрочку перейдет в категорию без отсрочки, то у него есть месяц на покупку и регистрацию кассы.

Как подключить онлайн-кассу

Онлайн-касса для интернет-магазина и прочих видов бизнеса подключается по такому алгоритму:

  • купите подходящую онлайн-кассу;
  • при необходимости получите электронную подпись;
  • подключите кассу к сети Wi-Fi или мобильной связи через сим-карту;
  • заключите договор с оператором фискальных данных;
  • зарегистрируйте кассу в налоговой.

Готово! Можно начинать продажи.

Обслуживание онлайн-кассы

Онлайн-касса не требует ежеквартального обслуживания. Владельцу бизнеса нужно самостоятельно зарегистрировать кассу, регулярно закупать чековые ленты, этикетки и прочие расходные материалы. Своими силами можно также поменять фискальный накопитель. Если вы уверены, что справитесь со всем этим, то можете отказаться от услуг Центра технического обслуживания (ЦТО).

Если вы не хотите заниматься обслуживанием онлайн-кассы, заключите договор с ЦТО. Если ККТ сломается, специалисты технического обслуживания приедут и по возможности починят все на месте или заберут терминал в сервисный центр. В любом случае, вы получите быструю помощь.

Если договора с ЦТО у вас нет, а касса сломалась, придется искать сервисный центр. В нем вам кассу вряд ли починят быстро, но это лучше, чем совсем ничего.

Что должно быть в чеке

В чеке онлайн кассы обязательно указывается QR-код, в котором зашифрованы сведения о покупке. В остальном отличий от чеков старого образца нет.

о новом 54-ФЗ и онлайн-кассах

Штрафы

За торговлю без онлайн-кассы полагается штраф. Если налоговая выявит нарушения впервые, то придется отдать часть выручки, полученной без кассы:

  • для ИП 25-50%, но не менее 10 000 рублей;
  • для организаций 75-100%, но не менее 30 000 рублей.

Если предприниматель выплатил штраф, но продолжил работать без кассы и уже выручил 1 000 000 рублей, ему запретят занимать должность в течение 1-2 лет. Деятельность ИП или организации приостанавливают на срок до 90 дней.

За неправильное оформление чека также штрафуют. Если в чеке нет нужной информации, предпринимателю грозит предупреждение или штраф:

  • для ИП 1 500 – 3 000 рублей;
  • для организаций 5 000 – 10 000 рублей.

Если покупатель не получил чек, предприниматель получит штраф:

  • ИП от 2 000 до 3 000 рублей;
  • организация – 10 000 рублей.

Подключайте кассы, правильно оформляйте и всегда выдавайте чеки – и штрафы вам не страшны.

Чем онлайн-кассы полезны

Онлайн-касса позволяет контролировать бизнес с компьютера или с телефона. В любом момент можно проверить выручку, объем продаж, средний чек и возвраты. Также вы можете видеть, кто из кассиров работает, а кого нет на рабочем месте. Можно спокойно заниматься развитием своего дела, когда все под контролем.