Александр Рожков

Как грамотно организовать процесс удаленной работы

Как грамотно организовать процесс удаленной работы

Бизнес-блог Exiterra.com продолжает серию статей об организации «удалёнки». Ранее мы рассказали о программах для эффективной работы дома, мотивации удаленных сотрудников, опыте выживания поколения 70х. Сегодня Александр Рожков, директор по продажам управления сервисов ГК Softline поделится опытом перевода бизнеса на удалёнку.

Softline имеет опыт работы в удаленном формате: офисы компании географически распределены по всему миру, мобильные рабочие места и цифровые средства коммуникаций стали непременным атрибутом в работе сотрудников. Опираясь на собственный опыт и опыт реализации проектов по переводу десятков заказчиков на home-office, мы проанализировали причины, которые могут помешать эффективному функционированию бизнеса в новых условиях.

Теоретически многие высокотехнологичные организации, не связанные с реальным производством или сферой услуг, уже в состоянии работать удаленно. На практике же многое зависит от специфики деятельности компании. Например, часто для работы из дома необходима достаточная пропускная способность каналов связи — для организации видеоконференций, передачи файлов и мультимедийного контента. Если в крупных городах высокоскоростной интернет — обыденность, то в отдельных регионах — существенная проблема.

Информационная безопасность

Другой крайне важный аспект — информационная безопасность. Это касается компаний, работающих с персональными данными клиентов — операторов связи, финансовых, страховых и юридических компаний. Недостаточное внимание к вопросу обеспечения безопасности может иметь серьезные последствия для организации, так как сотрудники часто используют в своей работе несанкционированные инструменты, сами того не осознавая. Если внутри корпоративной сети отследить и пресечь нежелательную активность (например, использование внешних файлообменников) достаточно легко, то в случае с личными устройствами это сделать значительно сложнее. Softline советует своим заказчикам внедрение решений, позволяющих обеспечить безопасность удаленной работы и контроль рабочего времени сотрудников. Кроме того, очень важно позаботиться о повышении уровня финансовой грамотности персонала: провести дополнительный инструктаж по вопросам ИБ и регулярно напоминать о необходимости соблюдения цифровой гигиены.

Сервисы для удаленной работы

Многих руководителей беспокоит вопрос снижения производительности, но практика показывает, что при организации должного контроля, мотивации и использовании доступных на рынке цифровых инструментов продуктивность удаленных сотрудников сильно не пострадает. В таких ситуациях может помочь использование эффективных средств онлайн-коммуникаций, создание оперативного штаба и виртуальных рабочих групп для решения организационных вопросов.

Softline, как глобальный провайдер цифровых решений и сервисов, в первые же дни карантина отметила повышенный спрос заказчиков на решения и технику для организации удаленных рабочих мест, в том числе, cloud-технологии. В частности, выросло число запросов на облачный сервис «Стахановец», который обеспечивает мониторинг и контроль действий сотрудников, учет рабочего времени, оптимизацию рабочей нагрузки специалистов, выявление риска утечки информации и других факторов, важных для руководителей бизнеса. Примечательно, что с помощью опции «клавиатурный почерк» облачный сервис даже способен выявить сотрудников, находящихся, например, в стрессе.

Кроме того, многим компаниям пришлось экстренно обеспечить своих работников ноутбуками. Тем организациям, которые впоследствии планируют полностью вернуться к привычному формату работы, мы предлагаем воспользоваться сервисом DaaS («рабочее место как услуга»), который позволяет организации получить необходимое оборудование по модели аренды, не прибегая к капитальным затратам. Также Softline прогнозирует повышение спроса на средства унифицированных коммуникаций для защищенного обмена мгновенными сообщениями и конфиденциальной информацией (средства веб- и видеоконференцсвязи, корпоративные мессенджеры), платформы для дистанционного обучения, платформы для электронной коммерции, цифровые платформы для взаимодействия с внешними контрагентами, виртуальные помощники с использованием ИИ и машинного обучения, а также инструменты совместной работы — виртуальные офисы, офисные приложения, интранет-порталы, хранилища для обмена документами, инструменты для управления процессами и задачами. Учитывая, что сложившаяся на сегодня ситуация является временной, для заказчиков, особенно в сегменте малого и среднего бизнеса, наиболее актуальными является приобретение ИТ-решений по модели подписки (Software as a Service, SaaS), когда заказчик имеет гибкую возможность оформить временную подписку на продукт (месяц, квартал, год) и в любой момент отказаться его использования.

Эффективная удаленная работа требует быстрого, стабильного и безопасного подключения к интернету. В настоящее время многие компании расширяют доступ к корпоративной частной сети (VPN), прибегают к таким средствам коммуникаций, как веб-конференции (Skype for Business, Microsoft Teams, WebEx). Более того, в период карантина образовательные и культурные учреждения, развлекательные, медиа- и ивент-компании переходят на онлайн-трансляции — видеозаписи уроков, лекций, концертов, театральных постановок, спортивных мероприятий, форумов и конференций. Резко возрос спрос на сервисы доставки «видео по запросу», стриминговые сервисы, сервисы телемедицины. Известны факты, когда порталы госуслуг и образовательные учреждения оказались не готовыми к массовому наплыву интернет-пользователей. Официальные власти ЕС даже были вынуждены обратиться к глобальным интернет- и видеохостинговым компаниям с просьбой временно снизить качество вещания с целью снизить нагрузку на интернет. По некоторым оценкам, за последний месяц в крупных городах России нагрузка на сети операторов связи увеличилась примерно на 15-20%. Крупные провайдеры уже начали реагировать на резкое изменение рыночного спроса. Одни из них оперативно модернизируют существующую телекоммуникационную инфраструктуру, другие — расширяют пакеты услуг домашнего интернета и цифрового телевидения. Для сглаживания пиковых нагрузок мы считаем целесообразным еще раз обратить внимание на достаточно известные, но не получившие в России широкого распространения технологии: сети доставки контента (CDN), программно-определяемые сети и виртуализация сетевых функций (SD-WAN, SDN, NFV).

Вынужденный переход к новому формату работы в будущем неизбежно изменит подход бизнеса к организации рабочего процесса. Многие увидят, что применение технологий для удаленной работы повышает его эффективность. По окончании пандемии они смогут использовать полученный опыт для фундаментального перестроения инфраструктуры и сделать новые технологии неотъемлемой частью бизнеса.

Читайте далее: Удаленная работа сотрудников: как организовать — инструкция на 2020 год

Новости и статьи бизнес-блога