Удаленная работа сотрудников: как организовать — инструкция

Организуем удаленную работу вашего офиса на период карантина и вообще.

Если у вас «офисная организация», настало время настроить в компании удаленную работу сотрудников. В период карантина, настроив удаленную работу офиса, вы снизите риск заболевания сотрудников.

А после того, как мы победим COVID-19 и вернемся в офис, настроенная однажды система удаленной работы поможет вам:

• в случае болезни, отпуска или декрета — сотрудник сможет выполнить срочную работу;
• в случае найма фрилансера или штатного удаленного специалиста — сотрудник впишется в бизнес-процесс и коллектив;
• если вы директор или руководитель, то настроенная один раз система позволит вам не быть привязанным к офису, а контролировать сотрудников из дома, из командировки или отпуска.

Настраиваем работу удаленно

Необходимо организовать следующее:

• облачное хранилище документов;
• телефония;
• работа отдела продаж с клиентами, прием и обработка заявок новых клиентов;
• работа с действующими клиентами, работа с проектами компании;
• коммуникации сотрудников, видеосвязь;
• постановка и контроль задач;
• ситуационный центр для руководителей и директора;
• бухгалтерия;
• настроить домашние компьютеры сотрудников;
• контроль удаленных сотрудников, графика работы;
• изменение системы мотивации сотрудников;
• изменить корпоративную культуру.

Как видите, это целый комплекс мер и технических решений, однако все не так страшно. Во-первых, многие компании уже прошли этот путь, в том числе при помощи Экзитерра, и успешно работают в распределенном офисе.

Во-вторых, существуют технические комплексные решения, закрывающие большинство пунктов данного списка.

Мы в Экзитерра за 20 лет существования перепробовали разные решения и их сочетания (MS Project, задачи MS Outlook + продукты MS Office, IPI Manager и HelpDesk-системы, продукты Яндекса, 1С и даже разрабатывали «под себя»).

Сейчас мы используем сами и внедряем клиентам в качестве оптимального сочетания решения: 1С-Битрикс24, 1С, Яндекс, Google, Mango Office, Beeline.

Далее расскажем как мы сочетаем эти решения.

Другие технические решения можно применять в зависимости от специфики вашего бизнеса.

Расскажите о ваших задачах — подберем оптимальные продукты и настроим работу вашего офиса онлайн.

Материал по теме: Аутсорсинг персонала или компании: как бизнесу получить максимум плюсов? 8 рекомендаций для аутсорсинга кадров

Комплексное решение — Битрикс24

Комплексное решение для организации удаленного офиса и рабочих мест сотрудников. Возможность этого продукта настолько широки и гибки в настройке, что вероятно, других программных продуктов вам и не потребуется:

• CRM — звонки, письма, чаты с клиентами на сайте и в соцсетях сохраняются в одном места, воронки продаж, автоматизация воронок.
• Единый контакт-центр: клиенты пишут откуда им удобно (Facebook, Instagram, ВКонтакте, WhatsApp, Viber, Telegram и т. д.), — вы отвечаете из Битрикс24.
• Облачная АТС: приобретение городских телефонных номеров, федеральных номеров и 8-800, настройка маршрутов и переадресаций.
управление проектами, постановка задач сотрудникам и контроль.
• Коммуникации сотрудников: внутренний чат компании, общий час «Живая лента», звонки и групповые видеовстречи.
• Здесь даже можно создать простенький лендинг, управлять контекстной рекламой.
• Отчеты руководителю и много другое.

Обычно, внедрение Битрикс24 сразу разгружает рутину, систематизирует работу коллектива и дает возможность оторваться от рабочего места в офисе без потери производительности.

Иногда мы внедряем AmoCRM или RetailCRM — все зависит от бизнеса клиента.

Хранилище документов в облаке

Удобно синхронизировать документы на офисном компьютере (сервере) с хранилищем в облаке. Тогда работая в офисе документы можно сохранять на компьютер (сетевой диск) — и он автоматически попадет в облако. Все, кто работают удаленно, его увидят.

Поставьте Google Drive на телефоны, и каждый сотрудник сможет с телефона открывать документы, загружать свои фотоотчеты и т. д. Поддерживаются Google Документы, Таблицы и Презентации, все файлы Microsoft Office.

Для реализации используйте Google Drive или Яндекс Диск. На наш взгляд, Google Drive пока превосходит Яндекс по функционалу и гибкости настроек, чаще применяем его.

Скорее всего бесплатного объема в 15Гб вам не хватит, докупите пространство: 100 ГБ — 139 руб. в месяц, 200 ГБ — 219 рублей в месяц, и так далее.

На этом шаге вам потребуется разграничить доступ сотрудников к диску и по отделам. Для более сложной логики разделения прав доступа можно использовать корпоративную версию Google Drive — Drive Enterprise. Работая с Drive Enterprise, вы платите 8$ за сотрудника и только за то пространство, которое используете.

Еще можно подключить облако к Битрикс24, для быстрого доступа к документам.

Настройка телефонии для организации работы дома

Даже если ваш отдел продаж разбросан по всей Москве или России, клиенты не узнают это. Вы сможете переключать входящий звонок на любого сотрудника, перезванивать клиентам с корпоративного номера.

Для этого вам нужна облачная АТС. Такое программное решение предоставляют Битрикс24, Beeline, Megafon, МТС, МангоОфис, — с чем имели дело и можем рекомендовать.

Если у вас сотрудники часто в разъездах, выберите облачную АТС мобильного оператора и свяжите с телефонией Битрикс24.

Городские номера останутся неизменными при внедрении удаленной системы работы — в зависимости от провайдера можно настроить перенаправление входящих на выбранную АТС и далее распределять входящий звонок между сотрудниками отдела продаж.

На компьютер каждому сотруднику нужно поставить программу для приема входящих и осуществления исходящих звонков с компьютера. В случае применения Битрикс24 нужно просто установить приложение для Windows / iOs в котором можно звонить и переписываться.

К компьютеру нужно подключить наушники с выносным микрофоном (для лучшей слышимости).

Приложение Битрикс24 на телефоне позволит осуществлять звонки и переписываться с коллегами и клиентами на «бегу».

Настройте переадресацию на сотовый менеджера или директора в выходные дни или когда никто из отдела продаж не смог ответить.

Полезно включить запись всех звонков: руководитель всегда сможет проверить работу сотрудников, а компания всегда сможет разобраться в спорной ситуации с клиентом.

Можно настроить автоматическое распознавание речи: система сохранит текст телефонного разговора, и определит тональность диалога. Руководитель сможет выявить диалог с недовольным клиентом и уделить ему время.

Сводные отчеты полезны руководителю и доступны онлайн:

• следите в режиме реального времени за работой менеджеров;
• отслеживайте количество совершенных и пропущенных звонков в компании;
• контролируйте очередь обращений клиентов и нагрузку каждого менеджера.

Работа менеджеров отдела продаж из дома, прием и обработка заявок

Битрикс-24 создает полноценное рабочее место менеджера, где можно совершать звонки, писать письма, sms, сообщения в чат клиентам.

Для этого CRM Битрикс24 нужно интегрировать с вашим сайтом, почтой, соцсетями, каналами мессенджеров и телефонией, чтобы регистрировать все входящие заявки с этих источников:

• форма заказа на сайте;
• форма заказа звонка на сайте;
• форма перезвоним за 28 секунд;
• входящее обращение с Telegram, Viber, WhatsApp;
• сообщение в ваш аккаунт соцсетей ВКонтакте, Instdgramm, Facebook;
• заявка на почту;
• входящий звонок на телефонный номер.

При обращении с любого источника в CRM создается Лид, к которому присваивается ответственный менеджер.

Битрикс24 позволяет создавать сценарии обработки лида, контролировать скорость реакции на каждой стадии, формировать отчеты руководителю в режиме realtime.

Свободный сотрудник берет Лид в обработку — коллеги и руководитель видят стадию обработки лида и конвертацию в Сделку.

Удаленная работа с клиентами, работа с проектами компании, постановка и контроль задач

Сотрудники обычно планируют работу в Excel, MS Word, Trello, группе WhatsApp, Вконтакте, Яндекс Диске и т. д. Когда эти программки заменяются единым решением — Битрикс-24, это вызывает облегчение и восторг.

Битрикс-24 позволяет организовать работу с проектами, планировать сроки, ставить задачи, автоматизировать процесс.

По нашей практике, внедрение Битрикс24 для управления проектами не встречает сложностей на этом этапе. Главное всё удобно настроить!

Коммуникация сотрудников, видеосвязь

Когда ваша корпоративная культура подразумевает постоянные планерки, встречи на совещаниях — действительно, требуется время, чтобы перевести все в плоскость письменной постановки задач и контроля. Да и живое общение в кабинете директора, часто, ускоряет бизнес-процессы.

Поэтому вам потребуется быстрая и удобная связь голосовая и видеосвязь между всеми сотрудниками.

Битрикс-24 тоже позволяет бесплатно созваниваться и организовывать видеосовещания. Еще вы можете использовать Skype и WhatsApp для этого.

Ситуационный центр для руководителей и директора

Типовые отчеты имеет Битрикс-24, их необходимо лишь настроить в необходимых разрезах данных: CRM, продажи, задачи, загрузка отдела и сотрудников и т. д.

Однако, в вашей организации есть и другие отчеты, которые может выгружать бухгалтер из 1С, меркетолог и т. п.

Отчеты можно загружать на облачный диск Google или через Битрикс24, настроив права доступа только для руководителей.

Чтобы отчеты сотрудники вовремя делали Битрикс24 может напоминать об этом ежедневно, еженедельно и ежемесячно.

C контакт-центром Битрикс-24 сотрудники вашего отдел продаж или колл-центр смогут работать с клиентами из дома, а руководитель — видеть их работу и контролировать в режиме онлайн.

Организация удаленного рабочего места сотрудника. Программа для удаленной работы сотрудников. Как настроить домашние компьютеры удаленных сотрудников

На компьютерах сотрудников, работающих дома необходимо установить программы:

• Приложение Битрикс-24 для Windows / iOs — позволит переписываться в чате с коллегами, принимать и совершать звонки клиентам и коллегам, проводить видеовстречи с коллегами.
• Необходимо оснастить компьютеры и настроить наушники с микрофоном, вебкамеру.

Контроль удаленных сотрудников и график работы

Битрикс-24 имеет в расширенном тарифе возможность вести учет рабочего времени. Сотрудник перед началом работы должен нажать кнопку «Начало работы», а в конце — «Перерыв» или «Завершить рабочий день».

Если работа подразумевает почасовой контроль и отчетность сотрудника, то поставьте программу мониторинга рабочего дня с функцией записи экрана и действий сотрудника. Это еще более жесткий контроль за действиями подчиненного, не всем это может понравиться, однако иногда по другому нельзя.

Перевод организаций на удаленную работу

Ничто не сможет вам помешать. Работа без сбоев из любого удобного места.

Переведем компанию на удаленный формат работы в течение двух дней с момента обращения.

Услуга перевода бизнеса в онлайн

Что мы сделаем:

• Проведём аудит бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры и найдём лучшее и недорогое решение перевода на дистанционную работу офиса.
• Настроим CRM Битрикс24 и автоматизируем работу отдела продаж, создадим воронки продаж, интеграцию с сайтом, телефонией и т. д.
• Настроим ИТ-инфраструктуру компании так, чтобы сотрудник мог работать из дома без потери производительности.
• Защитим и сохраним все данные, настроим права доступа.
• Автоматизируем бизнес-процессы, задачи, управление проектами.
• Обеспечим техническую поддержку.