«Я вас услышал». Как правильно проводить онлайн-совещания и добиваться понимания у коллег

С началом пандемии компания Visotsky Consulting стала на 70 % онлайновой. Но, к счастью, был успешный опыт — Центральная Компания работала полностью в удалённом формате ещё с 2018 года. И поэтому я убеждён, что всегда можно управлять онлайн-компанией и организовывать рабочие процессы эффективно. Главное — чёткая система, а также правила, закреплённые в инструкциях и регламентах. В этой статье я делюсь опытом Visotsky Consulting относительно правил общения и проведения онлайн совещаний.

Командные и коммуникационные линии

Во всех подразделениях сети внедрена функциональная оргструктура. Это схема, в которой указаны функции и обязанности компании, а также то, кто из сотрудников за них отвечает. Этот инструмент управления помогает использовать систему «быстрого потока», а также разделять командные и коммуникационные линии.

Благодаря коммуникационным линиям сотрудники могут беспрепятственно общаться друг с другом. Это — основа системы «быстрого потока». Но важно то, что запросы, отправленные по ним, не изменяют обязанности и приоритеты в деятельности. Например, если продавец хочет получить информацию об оплатах клиента, то он спрашивает об этом у сотрудника бухгалтерии. Ведь ответы на подобные запросы — должностная обязанность человека, ответственного за состояние файлов клиента.

По командным линиям движутся сверху вниз инструкции, регламенты и распоряжения, отчёты. Эти линии идут вверх через промежуточных руководителей и вниз к подчинённому. Отличие от коммуникационной линии в том, что запросы, направленные по командным линиям, изменяют образ действий сотрудника.

Почему это важно

Если сотрудники путают линии, то перегружают руководителей. По сути, те становятся промежуточными точками. Например: менеджер отдела продаж направляет запрос о состоянии оплат клиента не напрямую, а через руководителя, начальника отдела продаж. Руководителю необходимо обработать как запрос, так и ответ — а это приводит к потере эффективности и рабочего времени. Подобное противоречит принципам «быстрого потока».

5 главных правил онлайн-совещания

Важно понимать цель любой коммуникации — что хочешь донести и какую реакцию получить. Общаясь по рабочим вопросам, избегаем двусмысленных высказываний, сарказма и иронии.

1. Принцип неизбыточности

Предоставлять и запрашивать ровно столько информации, сколько нужно для работы. Информация должна быть полной, но не избыточной.

2. Принцип визуализации

Это важно для работы в онлайн-подразделениях. Лучше один раз показать, чем написать 20 строк описательного текста. Поэтому нашим сотрудникам рекомендуем использовать скриншоты или даже скринкасты (записи экрана) — это экономит время. Но, прикрепляя скриншот или скринкаст, стоит кратко написать текстом, в чём суть.

3. Принцип уместности

Всегда отвечать на вопрос в месте, где он был задан.

4. Принцип конкретики

Всё, что не зафиксировано, не существует — а потому выступаем против фраз «ты когда-то это говорил», «обсуждали на той встрече в прошлый четверг». Сотрудники ссылаются на конкретное сведение, встречу или документ.

5. Принцип конструктивности

Все мы люди, а потому можем переживать непростые и эмоциональные ситуации. Как по отношению к конкретному коллеге, так и работе в целом. В таком случае, рекомендуем сделать перерыв и успокоиться, отделить смысл от эмоций и общаться по существу.

Инструменты общения

На данный момент мы используем следующие инструменты:

• Telegram — оперативный обмен информацией, короткие созвоны.
• Корпоративная Google Почта — регистрация онлайн-сервисов, ведение деловой переписки (преимущественно с контрагентами).
• Zoom — проведение планёрок, совещаний, еженедельных встреч компаний по видеосвязи.
• Мобильный телефон — резервный способ связи.

Проведение совещаний в Zoom

Если накопилось большое количество вопросов, то целесообразно запланировать живую встречу, обсудить вопросы голосом. Внедрили правило: сотрудник, который создал встречу, включает запись сразу после входа в программу. Необязательно дожидаться, пока другие участники подключаться.

Это важно: если не включить запись сразу, возрастает риск, что это вообще не будет сделано. Или сотрудник вспомнит об этом по прошествии половины совещания. Не стоит бояться, что в начале будет несколько «пустых» минут: если необходимо, обрежьте в видеоредакторе.

У удалённой работы много преимуществ, но важно сохранять человеческий контакт друг с другом. Поэтому при общении через Zoom обязательно использование видеокамер.

Советы по управлению

Совет по управлению — периодически повторяющееся (один или несколько раз в неделю) совещание, которое проводит руководитель любого уровня с непосредственными подчинёнными. Подчинённые приходят с готовыми и правильно составленными отчётами, списками задач на неделю, количественными показателями результатов и так далее.

Для чего нужен совет по управлению

• Установить цели.
• Проверить ход выполнения планов, добиться выполнения задач.
• Обнаружить проблемы и найти решения.
• Согласовать действия подчинённых, чтобы они содействовали друг другу, таким образом выполняя задачи подразделения.
• Результат совета по управлению — согласованные списки задач и желание подчинённых выполнять задачи.

Регулярные советы по управлению

Советы по координации онлайн-совещаний

Предназначение советов по координации — согласование действий между подразделениями или сотрудниками. В них входят сотрудники разных уровней. Такие советы проводятся регулярно или собираются при возникновении ситуации, требующей согласованных действий. Например, согласовать техническое задание по доработке платформы GetCourse. Это изменит работу отдела продаж, финансового департамента, сотрудников, предоставляющих консалтинговые услуги. Значит, представители всех направлений должны участвовать в совете по координации.

Регулярные советы по координации

Ежедневное совещание руководителя

Цель — согласовать действия сотрудников таким образом, чтобы выполнить все задачи на неделю. Откорректировать планы, проанализировав результаты на текущий момент. Вовремя найти и устранить препятствия, которые мешают сотруднику производить продукт.

Такое совещание проводит руководитель с прямыми подчинёнными. Участники приносят с собой:

• План на неделю с отметками уже выполненных задач.
• Проект плана на текущий (следующий) день — должны быть указаны задачи и ожидаемые продукты.
• Ежедневные количественные показатели результатов (если есть).
• Выводы (анализ) по состоянию показателей, выводы по аналитике (если есть).

На основе докладов руководитель даёт оценку деятельности, подтверждает достижения, указывает на то, что можно улучшить. Если необходимо, предлагает корректировки по списку задач на неделю. Сотрудники должны придерживаться тайминга — семь минут. Обсуждения за рамками этого регламента должны выноситься в отдельные встречи.

Этот материал — о базовых правилах онлайн-общения, которые используются в Visotsky Consulting. Они помогают нам повышать эффективность в условиях удалённой работы. Рекомендую установить и закрепить в регламентах компании порядок проведения советов, собраний и совещаний. Тогда это поможет проводить их эффективно, не вынося все вопросы на одну встречу и не создавая хаос в работе.